Kullanıcıları kontrol altına alabilmek için katedilmesi gereken yol ve geçmeniz gereken köprü sayısı çok da olabilir, az da. Bu biraz şansınızı ilgilendirmekle birlikte çoğunlukla projeyi yapacağınız kurumun yapısına, kurum kültürüne, projenize ayıracağınız bütçeye ve diğer yönetimsel faktörlere bağlı olduğunu düşünüyorum.
Bu tür bir projeyi hep aynı noktadan hareketle başlatamayabilirsiniz. Ortam bazen daha temel işleri hallettikten sonra ancak projenin uygulanabileceği kıvama gelebilir.Masaüstünü kontrole almadan önce o gözünüze kestirdiğiniz tüm PC ve dizüstü bilgisayarları yeniden kurmanız ve proje zeminini bu noktada oluşturmanız gerekebilir. Hatta buyuk bir firmaysaniz yalnızca Genel Müdürlükle kalmayıp tüm bölge müdürlükleri veya şubelerdekileri de... Böyle bir durumda kacinilmaz sekilde proje bir kaç ay da sürebilir, iki yılda.
Bu tür bir projeyi hep aynı noktadan hareketle başlatamayabilirsiniz. Ortam bazen daha temel işleri hallettikten sonra ancak projenin uygulanabileceği kıvama gelebilir.Masaüstünü kontrole almadan önce o gözünüze kestirdiğiniz tüm PC ve dizüstü bilgisayarları yeniden kurmanız ve proje zeminini bu noktada oluşturmanız gerekebilir. Hatta buyuk bir firmaysaniz yalnızca Genel Müdürlükle kalmayıp tüm bölge müdürlükleri veya şubelerdekileri de... Böyle bir durumda kacinilmaz sekilde proje bir kaç ay da sürebilir, iki yılda.
Diyorum ya, projenin süresi çoğunlukla içinde bulunduğunuz ortamın baştan size hazırladığı şartlara bağlı. Söylediğim şeyin soyut bir tanım olarak kalmaması için şöyle iki örnek verebilirim. Daha önce çalıştığım bankada 400 tane Genel Müdürlük PC'sinin klonlanması 15 gün sürmüştü. Çünkü devraldığımız baska bir bankadan biz Pentium II'lerle çalışırken aynı sayıda IBM ve Compaq Pentium III 500 PC gelmişti. Dolayısıyla kullanıcıların PC'lerini onlar çalışırken sırayla alıp klonlamak gibi usandırıcı ve zaman kaybettiren bir işle uğraşmamıştık. Küçük bir PC Destek ekibiyle günde 50-75 arası PC klonlayarak hazırlıyor ve her gün bir kat dolusu insanın PC'sini değiştirebiliyorduk. Şu an çalıştığım sigorta şirketinde ise aktif olarak kullanılan 1000 tane dizüstü bilgisayarının klonlanmasını ancak 7 ayda tamamlayabildik. Üstelik PC'lere henüz sıra gelmedi. (Bellek ve disk yükseltme işlemleri için bütçe henüz onaylanmadı.). Bir önceki yazımdaki tespitime atfen o 1000 tane dizüstü bilgisayarı kullanan satış personelinin artık benden nefret ettiğini de bu arada belirtmek isterim (!).
Aslına bakarsanız böyle bir projeye gireceksem, bunu daima güvendiğim ve nasıl kurulduğunu bildiğim masaüstü sistemlerinde uygulamaktan yanayım. Eğer hazırda PC ve dizüstü bilgisayarın kurulumuna ilişkin bir prosedürler dizisi yoksa ya da o belgeler varsa bile sağlıklı ve disiplinli olarak uygulandığından emin değilsem, ilgili kişileri ikna edip projeye yolun en başından başlamayı tercih ederim. Bazı durumlarda delice, hatta zaman kaybı gibi görünebilir, hatta bazen uygulaması imkansız olabilir ama yapabiliyorsanız böyle yapın derim. En azından neyin üzerinde çalıştığınızdan ve o bilgisayarların projenin X, Y veya Z fazında nasıl tepki vereceğinden emin olursunuz.
Şimdi gelin senaryomuzu yazalım ve projeyi başlatalım :
Durum : Yurt genelinde birden fazla yerleşime yayılmış bir finans şirketinde masaüstünün kontrol altına alınması ve kullanıcıların sistemler üzerindeki yetkilerinin kısıtlanması isteniyor. Sistemlerde oluşan arızalar ve bilgisayarların kullanımındaki verimsizlik yönetimi bir çalışma yapılması konusunda karar almaya yöneltmiş.
Dizüstü bilgisayarlar çoğunlukla aynı marka ve model. Ancak PC'lerde marka / model farklılıkları ciddiye alınması gereken seviyede. Geçmişteki yanlış uygulamalar nedeniyle kullanıcılar genelde bilgisayarlarında Local Admin yetkilerine sahipler. Kullanıcılar tarafından yetkisiz yüklenen yazılımlar ve sistem ayarlarının sıkça değiştirilmesi nedeniyle Yardım Masası ve PC Destek ekibine yüksek oranda PC kaynaklı çağrılar geliyor. Yüklenen yazılımlar nedeniyle oluşan virüs saldırılarından kurum genelinde etkilenmeler görülüyor.
Farklı departmanlar tarafından kullanılan bir çok uygulama ve yazılım olması nedeniyle PC'lerde farklı kurulum yöntemleri uygulanmış. Aynı yazılımı kullanan iki PC'de bile farklılıklar mevcut.
Yapılan fizibilite çalışması sonucunda aşağıdaki hedeflerin gerçekleştirilmesinin istenen sonuçları sağlayabileceğine karar verilmiş :
Yapılan fizibilite çalışması sonucunda aşağıdaki hedeflerin gerçekleştirilmesinin istenen sonuçları sağlayabileceğine karar verilmiş :
İstenenler :
- Kurum genelinde kullanılan PC ve dizüstü bilgisayarların standart şekilde kurulması ve her bilgisayarda sadece kullanıcının işini sürdürebilmesi için gerekli yazılımların yüklü olması.
- Bilgisayarların kullanımında "kurcalama" veya yetkisiz yazılım yükleme sonucu oluşan arızaların en aza indirilmesi, verimsizliğin azaltılması.
- Kullanıcıların bilgisayarları üzerindeki Local Admin yetkilerinin kaldırılması. Hakimiyetin, kullanıcılardan alınıp sistem yöneticilerine verilmesi (!).
- Active Directory ve Group Policy'nin etkin şekilde kullanılması.
- Yardım Masası'na gelen PC kaynaklı çağrılarda azalma sağlanması. PC ve dizüstü bilgisayarlara uzaktan müdahale edilebilmesi imkanının YM' ye ve destek ekiplerine sağlanması.
İşimiz hiç de kolay değil. Kurum yöneticilerinin doğrudan desteği dışında neredeyse hiç bir faktör uygulamada kolaylık sağlamıyor.
Oluşturduğum senaryo geçirdiğim iki büyük deneyimin en kötü yanlarını toplayarak kurguladığım sanal bir şirket ve ortama ait. Unutmayın ki projemiz ilerledikçe değişen etkenler de olabilir. Bazıları yolumuza çıkacak, bazıları ise beklenmedik kolaylıklar sağlayacaktır. Her şeye hazırlıklı olmak elbette mümkün değil ancak değişen şartların getirdiği baskıdan en az zararla çıkmanın yolu sanırım proje süresince şartların değişmesinden daha normal bir şey olmadığına kendimizi ikna etmek ve rahat olmak olacaktır. Geriye dönüp baktığımda proje yönetimine dair aldığım en büyük derslerden birinin de bu olduğunu söyleyebilirim.
Biraz durumumuzu analiz edelim :
Bu kurumda projeyi uygulama sırasında ciddi zorluklar yaşayacağımızı şimdiden söyleyebiliriz. Bu kadar heterojen bir ortamda mutlaka iyi analiz ve planlama yapılmalı ve uygulamaya geçilmeden önce projenin hazırlık aşamasına yeterince vakit ayrılmalıdır. Mevcut sistemleri rehabilite etmeye çalıştığımıza ve yukarıda anlatıldığı gibi bir seferde kurup kullanıcının önüne koyabileceğimiz sayıda yedek PClerimiz olmadığına göre mevcut PCler üzerinde projeyi sürdürürken kullanıcıları en az düzeyde rahatsız edecek bir plan yapmalıyız. Bu bize, projeye karşı propaganda yapabilecek kişilerin sayısını lüzumsuz yere arttırmamak konusunda da yardımcı olacaktır. Organizasyonun yapısını iyi tanımak ve genel süreçler hakkında bilgi toplamak da yararlıdır. Bir proje tanıtım dokümanı hazırlamak ve bunu kilit noktalardaki kişiler ve departman yöneticileriyle paylaşmak işlerimizi kolaylaştırabilir.
Bu kurumda projeyi uygulama sırasında ciddi zorluklar yaşayacağımızı şimdiden söyleyebiliriz. Bu kadar heterojen bir ortamda mutlaka iyi analiz ve planlama yapılmalı ve uygulamaya geçilmeden önce projenin hazırlık aşamasına yeterince vakit ayrılmalıdır. Mevcut sistemleri rehabilite etmeye çalıştığımıza ve yukarıda anlatıldığı gibi bir seferde kurup kullanıcının önüne koyabileceğimiz sayıda yedek PClerimiz olmadığına göre mevcut PCler üzerinde projeyi sürdürürken kullanıcıları en az düzeyde rahatsız edecek bir plan yapmalıyız. Bu bize, projeye karşı propaganda yapabilecek kişilerin sayısını lüzumsuz yere arttırmamak konusunda da yardımcı olacaktır. Organizasyonun yapısını iyi tanımak ve genel süreçler hakkında bilgi toplamak da yararlıdır. Bir proje tanıtım dokümanı hazırlamak ve bunu kilit noktalardaki kişiler ve departman yöneticileriyle paylaşmak işlerimizi kolaylaştırabilir.
Genel prensipler halinde verilmiş olan istekleri detaylandırmalı ve teknik bir dile çevirmeliyiz. Talepleri ve bunlara karşılık yapmamız gerekenleri IT dilinde bir şartname haline getirmek, uygulama seçenekleri arasından en iyi yöntemleri bulmak için gereken mesaiyi harcamak tüm proje süresi içinde en fazla zaman harcayacağımız "hazırlık" dönemi olabilir. Ama bu projenin "olmazsa olmazı"dır. Şirket genelinde kullanılan yazılımları tanımalı ve her bir yazılımın oluşturduğumuz projeye (düzenlemeler ve kısıtlamalar) nasıl tepki verdiğini incelemeliyiz. Oluşturduğumuz teknik planı gerçek ortamı yansıtacak kadar detaylandırılmış bir test ortamında tekrar tekrar denemeli ve yeterince olgunlaşmış sonuçlarını ilgili kişilerle paylaşmalıyız. Sonuçların onaylanması halinde de bir proje takvimi oluşturarak uygulamaya geçmeli ve projeyi tamamlamalıyız.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder